Funktionsübersicht esraSoft

Veranstaltungsmanagement und Raumverwaltung

Mit esraSoft haben wir eine Software für das Veranstaltungsmanagement und die Raumverwaltung entwickelt, die sehr flexibel auf die Bedürfnisse von Unternehmen eingestellt werden kann. Unsere Kunden haben sich in den letzten Jahren mit Hilfe unserer Software sehr gut entwickelt und konnten die Anzahl der betreuten Veranstaltungen bei gleichbleibendem Personal wesentlich steigern. Durch unsere jahrelange Erfahrung im Veranstaltungsmanagement wissen wir, worauf es ankommt und mit welchen Herausforderungen Sie konfrontiert sind.

Wir entwickeln esraSoft ständig weiter. Gerne können Sie auch um unsere Roadmap für die derzeit geplanten Erweiterungen anfragen. Aktuell umfasst esraSoft die folgenden Funktionen:

Veranstaltungsplanung

Erfassung von Veranstaltungsdaten und Programmpunkten
Bildung von Modulen aus Vorträgen und Seminaren
Erfassung von Daten für die Homepage und Broschüren
Zuweisung von Räumen, Referenten, Personal, Ressourcen
Aufgabenvergabe zur Organisation der Ressourcen mit Deadlines
Erinnerungen an zu erledigenden Aufgaben per SMS/Mail
Anfragen zu Fremdressourcen mit der Schulungsverwaltungs-Software
Kopie von Veranstaltungen
Gegenüberstellung von Plankosten und Istkosten
Zuweisung von Kostenstellen
Bereitstellung von Listen, Dokumenten, Links
TO DO's: Bereich für offene Rechnungen, Angebote und zu druckende Dokumente
Kommunikation mit Teilnehmern und Trainern
Archivierung der kommunizierten Informationen
Kalenderdarstellungen, Listen, individuelle Ansichten je nach Rolle
Mehrsprachigkeit der Veranstaltungen
Hotelzimmer und Menüs können zugewiesen und gebucht werden

Marketing/Anmeldung/Registrierung

Generierung und Versand von Einladungen und Newslettern an Zielgruppen
Archivierung von Aussendungen und Labels
Auswertung der Zugriffe auf versandte Mails
Automatische Verarbeitung von Mailretouren
Integration von in esraSoft hinterlegte Veranstaltungen in Ihrer Webseite
On-/Offline An-/Abmeldung zu Veranstaltungen auf der Webseite
Möglichkeit der Buchung von Veranstaltungen mit individueller Zusammenstellung: Subveranstaltungen, Vorträgen, Workshops oder Lehrgängen
Formulare zur Informationsgewinnung bei Anmeldung der Teilnehmer (zB. Vorkenntnisse, Erwartungen, Einschätzungen, Fragen)
Begleichung von Veranstaltungskosten via Sofortüberweisung, Kreditkarte, Paypal dank Schnittstellen zu Wirecard, Paypal, Klarna/Sofortüberweisung, SIX, Braintree, Bank of America
Anlage von Firmen und Rechnungsbegleichung durch diese
Bereitstellung von Skripten für Teilnehmer/Innen online
Verwaltung von Anmeldeliste, Warteliste, Teilnehmerliste, Absagenliste
Automatische Einladung des nächsten auf der Warteliste bei Absage eines Teilnehmers
Automatischer Versand von Rechnungen und Bestätigungen
Erinnerung von Teilnehmern und Zusendung von individuellen Informationen
Automatische Abfrage der Kontodaten bei Abmeldung und vorhandener Gutschrift
Zusammenführung von Personen bei doppelter Anlage im System

Raum- und Ressourcenverwaltung

Zuweisung von Räumlichkeiten und Ressourcen an Programmpunkte
Übersicht in Kalenderansichten
Verschiebungen im Kalender mittels Drag&Drop Prinzip
Automatische Information der Verantwortlichen bei Änderungen der Räume und Ressourcen
Periodische Information über Status, Aufgaben, Änderungen für Personal und Verantwortliche
Planung, Vergabe und Überwachung von Aufgaben für Aufbau und Vorbereitungsaufgaben
Nachverfolgung von Ergänzungen und Änderungen von Aufgaben in einem Protokoll
Workflow für die Anfragen von Räumlichkeiten
Zuweisung von Ressourcen und Personal zu Veranstaltungen
Warnung bei doppelt belegten Räumlichkeiten oder Ressourcen
Generierung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen für Personal, Räume und Ressourcen
Bereitstellung von Daten für elektronische Türschilder zu laufenden und kommenden Veranstaltungen
Versorgung von Terminals und Wegweisern mit Daten zu Veranstaltungen und Raumbuchungen
Schnittstelle zu Exchange: Synchronisation von Buchungskalendern mit Exchange

Abwicklung der Veranstaltung

Einrichtung von Terminals und Registrierungsstellen am Veranstaltungsort
Erstellung von Barcodes und Labels für die schnelle Registrierung vor Ort
Bereitstellung von Listen und sonstigen Unterlagen sofort remote
Verbuchung von bezahlten Beträgen manuell sowie automatisch
Integration von Kooperationen wie zB. Sponsoren in Kalkulationen, Aussendungen und auf der Webseite
Integration von Skripten bei Veranstaltungen in nur einem Knopfdruck
Registration der Teilnehmer über IPad, Tablet, oder mittels Barcode direkt bei der Veranstaltung
Offene Schnittstellen wie die implementierte Rest API sorgen für einen sicheren Zugriff auf die Daten für andere Applikationen
Schnittstellen zu Buchhaltung-, und Finanzverwaltungsprogrammen wie zB. SAP
TrainerPortal: Kommunikation zwischen Trainer und Teilnehmer via E-Mail, SMS sowie Aufgabenvergabe und Aufgabeneinreichung
Erfassung der Anwesenheit der Teilnehmer minutengenau und pro Einheit
Teilnehmer können Einreichungen/Papers/Hausaufgaben oder Präsentationen hochladen
Hotels bekommen automatisch Emails bei neuen oder geänderten Buchungen pro Veranstaltung und können die aktuelle Buchungsliste online einsehen

Nachbetreuung

Skripten sind elektronisch jederzeit abrufbar
Veranstaltungskosten können nachkalkuliert werden
Automatische Generierung von Honorarnoten, Rechnungen und Mahnungen
Angebote können mit einem Knopfdruck in Bestätigungen, dann weiter in Rechnungen umgewandelt werden
Generierung von Teilnahmebestätigungen, Zertifikaten, Zeugnissen
Generierung von Anwesenheitsbestätigungen auf Basis der Anwesenheitserfassung
Hinterlegung von Abschlussnoten der Teilnehmer
Erstellung von Statistiken zu Veranstaltungen
Export und Import von Referenten, Buchungen, Veranstaltungen, Einziehungsaufträgen
Generierung von Umfragen für Teilnehmer und Trainer mit automatischen Auswertungen

Administration

esraSoft ist mandantenfähig
Vergabe von Rechten für Administratoren und anderes Personal
Vergabe von Rollen für beispielsweise Veranstalter, Trainer, Hausmeister
Vordefinition von Textblöcken und Feldern
Vorlagen und Templates können gespeichert und angepasst werden.
Konfiguration von Terminals/Templates für die Darstellung am Terminal

Sicherheit

esraSoft bietet die Möglichkeit sämtliche Transaktionen on Time auf einen eigenen Transaktionsserver zu übertragen und kann somit völlige Transaktionssicherheit bei Ausfällen, oder in Betrugsfällen gewährleisten
Natürlich kann und soll das Frontend und das Backend über https betrieben werden, um die Übertragung der Daten sicher zu verschlüsseln
Sämtliche Daten (außer Dokumente selbst) werden in einer Datenbank (mySQL, SQL Server, Oracle) abgelegt und werden in zu definierenden Zeitintervallen gesichert
Schnittstellen und andere mögliche Zugriffe auf die Daten sind durch eine Token- Authentifizierung abgesichert
Benutzer die das Passwort öfter als 3-mal (oder auch mehr konfigurierbar) eingeben, werden im System gesperrt und können nur von einem Administrator wieder freigeschaltet werden
Passwörter müssen eine definierte Komplexität haben, um einfache unsichere Passwörter zu verhindern.

esraSoft ist webbasiert

esraSoft ist webbasiert, somit können unsere Kunden, von beliebigen Orten mit Internetzugang, Veranstaltungen bearbeiten und verwalten, wozu nur ein Webbrowser erforderlich und keine Installation von Software am Client notwendig ist. esraSoft ist somit auch nicht abhängig von einem bestimmten Betriebssystem.

Wartung und Support

Nach Einführung der Software in Ihrem Unternehmen stehen wir Ihnen zur Seite und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter mit kurzen Reaktionszeiten und dem direkten Zugang zu dem spezialisierten Techniker in unserem Büro.

Ziel ist es mit unserer Arbeit Ihr Unternehmen zu unterstützen und Ihnen einen Vorteil zu verschaffen.