esraSoft Kongressverwaltungs-Software

Planung des Kongresses

Mit esraSoft Kongressmanagement-Software können Sie individuell Ihre Workshops, Seminare und Vorträge zusammenstellen. Sie können Ablauf sowie Programmpunkte nach Ihren Wünschen gestalten, die dann von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, auch nach deren Bedürfnissen gewählt und gebucht werden können.

Zu Beginn werden die Kerndaten des Kongresses, wie Name, Ort und Zeit angegeben. Im nächsten Schritt können einzelne Vorträge, Workshops und Seminare, also das gesamte Programm des Kongresses erstellt werden. Diesen Programmpunkten können unterschiedliche Räume, Ressourcen und Vortragende zugewiesen werden. Die Referenten können via esraSoft automatisch angefragt werden. Die Erstellung der Honorarnoten für Vortragende kann ebenfalls in wenigen Schritten erledigt werden. Benötigen die Referentinnen und Referenten bestimmte Ressourcen, zB. Beamer oder Laptop, so können diese Ressourcen einfach zugewiesen werden. Anmerkungen, und ToDo's für Aufgaben und Erinnerungen können hier ebenfalls erstellt und geplant werden.

esraSoft Kongressverwaltungs-Software bietet einen übersichtlichen Kalender in dem wahlweise Räume, Personal Vortragende und Ressourcen eingeblendet werden können, so dass Sie, Ihre Mitarbeiter und alle Referenten immer einen Überblick über den zeitlichen Ablauf der stattfindenden Seminare und Vorträge mit allen benötigten Ressourcen haben. Im Kalender werden die Stati der Ressourcen immer farblich dargestellt, so dass Sie hier auch sofort sehen, welche Ressourcen geplant, oder auch bereits fixiert sind. Natürlich können Sie auch sofort sehen, wenn Ressourcen oder Räume überbucht sind, oder Referenten doppelt zugewiesen wurden.

Nachdem esraSoft über ein Ajax Plugin verfügt, das problemlos in Ihre Webseite integriert werden kann, besteht die Möglichkeit das gesamte Kongressprogramm, ohne weiteren Aufwand in eine oder mehrere Websites oder auch Intranets zu integrieren. Dadurch können sich potentielle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sofort über Ihre Webseite registrieren und sich an den gewünschten Seminaren und Workshops anmelden. Die Teilnehmer haben nach der Anmeldung online immer die Übersicht über Ihre Anmeldungen, können sich Skripten und andere Unterlagen herunterladen, sich abmelden, an Umfragen teilnehmen, sich Anmelde-, Teilnehmer- und Zahlungsbestätigungen herunterladen und alle von Ihnen sonst noch angebotenen Leistungen und Dienste nutzen. Natürlich erfolgt die Integration von esraSoft exakt im Layout Ihrer Website, so dass der Kunde nicht bemerkt, dass es sich dabei um ein eigenes Tool handelt.

esraSoft Kongressmanagement-Software bietet die Möglichkeit, Links in Einladungsmails zu integrieren, über die man sich dann direkt am Kongress, oder an Seminaren und Workshops anmelden kann. Das ermöglicht die punktgenaue Einladung von Zielgruppen zu Veranstaltungen. Gleichzeitig besteht auch die Möglichkeit sich für Mittagessen, oder ein Rahmenprogramm anzumelden. Das ermöglicht Ihnen auch eine bessere Kalkulation für Rahmenprogramme und die kulinarische Versorgung Ihrer Gäste.

Dadurch dass sich die Teilnehmer zum Großteil selbst online anmelden und Sie diese Daten direkt in esraSoft übernehmen können fällt eine doppelte Erfassung von Daten weg. Auch Tippfehler können nur mehr beim Kunden selbst passieren, so dass die Datenqualität steigt und die Fehlerquellen reduziert werden. Doppelte Datenerfassung war gestern. Durch Selektionen können Sie bestimmte Zielgruppen (zB. gefiltert nach Beruf, Alter, Wohnort) festlegen. Auf diese Weise können Sie gezielte Marketingaktivitäten umsetzen.

Ein weiterer Pluspunkt von esraSoft Kongressverwaltungs-Software: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können direkt auf Ihrer Homepage die Zahlung unkompliziert durchführen, denn esraSoft verfügt über Schnittstellen zu Paypal, Sofortüberweisung und Wirecard. Offene Beträge und Rechnungen können daher sofort nach der Buchung online per Kreditkarte oder online Banking beglichen werden und werden dann automatisch in esraSoft verbucht.

Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil von esraSoft. Sie haben die Möglichkeit, mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern entweder einzeln, oder mit der gesamten Teilnehmerliste Kontakt aufzunehmen. Dies können Sie entweder persönlich, oder auch durch automatisch generierte Mitteilungen, zB. Erinnerungsschreiben oder SMS wenige Tage vor der Veranstaltung, machen. Selbstverständlich können Sie auch den Inhalt der automatisch generierten E-Mails selber wählen und auch Textblöcke erstellen, die Sie jederzeit wiederverwenden können. esraSoft bietet Ihnen ein Dokumentenarchiv, in dem Sie alle bereits versandten Briefe, E-Mails und SMS jederzeit wieder abrufen und einsehen können. Weiters können mit esraSoft Vorlagen abgespeichert werden, um zB. bei Serienveranstaltungen immer Einladungen oder Erinnerungen mit demselben Layout aussenden zu können, ohne diese jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Veranstaltungstag

Wenn Sie die Anwesenheit der angemeldeten Gäste prüfen möchten, weil bei Ihrer Veranstaltung Anwesenheitspflicht besteht, so unterstützt Sie esraSoft Kongressmanagement-Software dabei. Ihnen stehen dabei mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Zwei dieser Optionen sollen kurz angeführt werden:

• Möglichkeit Nummer 1: Jeder Teilnehmer bekommt im Kongresszentrum einen Label mit Barcode, oder QR-Code. In den Seminarräumen werden die Codes gescannt und die Teilnehmer damit automatisch als bei der Veranstaltung anwesend im esraSoft Backend gekennzeichnet.
• Möglichkeit Nummer 2: Im Seminarraum kann ein mobiles Device oder ein Tablet vom Referenten herumgereicht werden, an dem sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbstständig anmelden. Ihre Anwesenheit wird durch die Eingabe von Username/Passwort oder alternativen Daten bestätigt, ohne dass Sie Zeit verlieren. Auf beiden Wegen ist die Sicherheit für die korrekte Anmeldung der Anwesenheit gegeben. Fälle, in denen Kollegen in Anwesenheitslisten für jemanden Anderen die Anwesenheit bestätigen, gehören der Vergangenheit an.

Wenn Sie dennoch lieber auf Listen vertrauen, ist das mit esraSoft kein Problem: In nur wenigen Schritten können Sie zB. Teilnehmer-, Ressourcen-, Finanzlisten in Excel exportieren und ausdrucken.

Falls die Vortragenden oder Referentinnen den Teilnehmern Skripten bereitstellen möchten, bietet esraSoft eine leistungsstarke Funktion: Das Skript kann vom Vortragenden im Word-Format in esraSoft hochgeladen werden. Die Datei wird automatisch in eine PDF-Datei konvertiert. Der Vorteil hierbei ist, dass die Skripten vom Vortragenden auch wenige Augenblicke vor Beginn der Präsentation hochgeladen werden können und trotzdem alle Anwesenden die Skripten bereits während der Veranstaltung auf ihren jeweiligen Endgeräten (Tablet, Laptop, Handy) aufrufen und Notizen dazu machen können.

Kalkulation, Teilnehmer-Feedback und Statistiken

Mit esraSoft Kongressmanagementsoftware haben Sie Ihre Finanzen stets im Blick. Sie haben die Möglichkeit für die Kostenkalkulation Plan- mit Ist-Werten in einer übersichtlichen Tabelle zu vergleichen. So können Sie jederzeit Einsehen, ob Ihre Veranstaltung im Soll ist. Eine weitere nützliche Funktion ist, dass die Teilnehmerkosten pro Person auf Basis der Plankosten berechnet werden können. EsraSoft verfügt auch über die Funktion der Gesamtkalkulation. Alle Kosten und Erträge, die im Zuge der Veranstaltungsplanung eingetragen wurden, können nun gesammelt gegenübergestellt werden, um die Frage der Fragen zu beantworten: Wurden schwarze Zahlen geschrieben?

Um von Teilnehmern und Kursleitern eine Rückmeldung zum Seminar zu erhalten und Verbesserungsvorschläge für die Zukunft einzuholen, bietet esraSoft die Möglichkeit, Umfragen sowie Feedbackformulare zu generieren. Sie wählen das Layout und die Inhalte selber: Die Umfragen können Bewertungsfragen, aber auch offene Fragen enthalten. Weiters kann die Umfrage in allen Sprachen, die Sie wünschen angelegt werden. Bereits erstellte Befragungen können als Vorlage abgespeichert werden. Sie haben die Möglichkeit, Umfragen für einzelne Vorträge, Seminare, aber auch für ganze Kongresse zur Verfügung zu stellen. Im Anschluss erstellt esraSoft Kongressverwaltungs-Software für Sie automatisch eine Auswertung der Umfrageergebnisse in Excel, oder als PDF, Sie erhalten ein ehrliches und anonymes Feedback zur Veranstaltung. esraSoft bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Angebot qualitativ zu verbessern und auf Teilnehmerwünsche besser einzugehen.

Zu guter Letzt kann sich der Veranstalter auf Knopfdruck Statistiken zu Teilnehmerzahlen, Verwendung von Ressourcen, Umsätze von Kursen, Referenten, oder Geschäftsbereichen erstellen und damit einen Überblick über Kosten, Auslastung und Effizienz der eingesetzten Mittel verschaffen, um für den nächsten Kongress optimale Entscheidungsgrundlagen zur Planung aller Ressourcen zu haben, sodass die kommende Veranstaltung mindestens genauso erfolgreich wird.

So könnte ein Kongress grob mithilfe von esraSoft Kongressmanagementsoftware geplant und durchgeführt werden. Sollten Sie besondere Wünsche oder Bedürfnisse haben, zögern Sie nicht, und kontaktieren Sie uns. Wir bemühen uns, auch für Sie eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Herausforderungen zur Verfügung zu stellen!

Lesen Sie hier mehr über den Einsatz von esraSoft als Teilnehmermanagement-Software!